全國機關事務管理研究會：高校公物倉建設研究
發(fā)布日期：2023-10-13 瀏覽：599
黨的二十大報告指出，要實施全面節(jié)約戰(zhàn)略，推進各類資源節(jié)約集約利用。將公物倉建設和使用融入高校資產管理，盤活校內存量資產，既是建設節(jié)約型社會的要求，也是建設節(jié)約型校園的重要舉措。受設備重復購置、更新換代周期短等因素影響，當前各高校閑置資產規(guī)模持續(xù)增加。部分高校對低值易耗品和實驗耗材的管理相對混亂，資產利用率低。此外，資產與實驗室是高校建設和事業(yè)發(fā)展的關鍵因素，如何準確把握其特點，在過緊日子的同時實現保障有力，是擺在高校面前的難題。借鑒政府公物倉的理念，創(chuàng)建校級公物倉平臺，可以解決資產管理中的浪費問題。
近年來，山東大學、西安交通大學、大連大學等高校開始參照政府公物倉模式，建立校級公物倉。2021年山東省教育廳、省財政廳聯合印發(fā)《山東省省屬高等學校國有資產管理辦法》，明確要求高等學校建立校內公物倉，將長期閑置、臨時配置、重復購置、超標準購置、低效運轉以及待處置資產等全部納入公物倉管理，用于校內調劑使用和社會共享共用。2022年7月，北京市教委向市屬公辦高校布置啟動了摸底調查統(tǒng)計工作，要求各校摸清存量資產使用情況，梳理超標配置、閑置和利用率低下的資產，限期提交擬入公物倉資產明細。本文通過分析高校公物倉建設現狀及其問題根源，結合高校特點探究校級公物倉建設的運行管理模式，助力提升政府公物倉建設水平。
一、高校公物倉建設存在的問題
高校作為行政事業(yè)單位，應該主動實現國有資產管理理念由“誰擁有誰使用”向“共享共用”的轉變，并通過“主動自建校級公物倉到積極參建政府公物倉”的具體實踐，助力政府公物倉建設發(fā)展。但總的來看，目前高教界對公物倉建設的響應總體欠佳，存在以下4個方面的問題。
缺乏積極推廣宣傳。目前，包括高校在內的一些行政事業(yè)單位對公物倉了解不夠，重視程度不夠，進而導致謀劃不足。在啟動高校公物倉建設工作的前期，要以多種方式加大宣傳教育培訓，讓學校各級領導在思想上重視起來，真正著手部署落實工作。同時要在全校教職員工中大力弘揚崇尚創(chuàng)新、注重協(xié)調、倡導綠色、厚植開放、推進共享的發(fā)展理念，讓教職員工理解公物倉是在滿足使用目的的前提下，節(jié)約財政性資金的一種新方式。
缺乏有效管理制度。目前已經出臺了相關政策，但均只是指導性文件，缺乏明文的規(guī)章制度、實施細節(jié)和標準規(guī)范等。諸如《行政事業(yè)單位公物倉建設管理工作指南》《公物倉管理實施細則》等尚未發(fā)布，多數高校資產管理部門處于觀望狀態(tài)。在沒有政策強制要求的情況下，自覺實施公物倉管理或參與政府公物倉建設的意識薄弱。必須通過規(guī)章制度去“擠壓”“推動”“監(jiān)督”，通過實施細則和配套獎懲措施、監(jiān)管手段促進高校公物倉的建設和應用。
缺乏信息化平臺支撐。沒有信息化平臺難以實時掌握實體倉的動態(tài)數據，也無法及時發(fā)布和查看調劑信息，不能滿足資產快速盤活運轉需求。另一方面，監(jiān)管手段的發(fā)揮也離不開強大的信息技術支撐，只有將高校公物倉管理平臺與高校資產管理信息系統(tǒng)以及預算采購平臺等有機結合，才能更好發(fā)揮監(jiān)管作用。高校公物倉建設應該基于校內外多方協(xié)同應用需求，梳理跨層級資產管理業(yè)務流程，以資產權屬統(tǒng)一管理為主體，調劑服務為補充，依托信息系統(tǒng)平臺，匯集校內可供共享調劑的國有資產信息和業(yè)務數據，織就資產信息的一張網、管好價值核算的一本賬，促進資產管理與預算管理、財務管理有機結合。
尚未建立專管隊伍。如果沒有增設相應崗位和管理人員，或者就現有管理人員重新分配制定崗位職責，那么就很難建好管好公物倉。高校公物倉建設應積極探索采取物聯網技術提升倉儲可視化、自動化運行程度，信息化平臺前期在功能架構設計上就應該體現標準化“智”理，這都離不開高素質專管隊伍的支撐。因此，從上至下建立高素質的專業(yè)管理隊伍、厘定崗位職責也要與公物倉建設同步進行。
二、高校公物倉的建設內容與運管模式
目前全國已有多個城市試點搭建了“線上虛擬+線下實體”雙載體公物倉模式，形成了較好的經驗，但虛擬公物倉信息化管理系統(tǒng)中的某些理念并不適合高校公物倉建設。鑒于已有文獻很少涉及高校公物倉建設的具體技術細節(jié)，這里重點圍繞其建設內容與運管模式進行分析闡釋。
——組織機構與制度建設。搭建組織機構、配備專門管理隊伍是公物倉建設啟動的第一步。領導是否重視、組織機構是否合理，對于新生事物的平穩(wěn)起步與健康發(fā)展至關重要。高校公物倉建設的組織機構分工。學校要成立主管校長負責的專門工作領導小組，圍繞公物倉管理制度和管理信息化平臺建設進行頂層設計，并負責組織、指導和監(jiān)督。資產管理部門負責公物倉具體管理工作以及資產出入倉、調配和處置等事項的審批；信息技術部門提供平臺建設和技術支持；財務部門負責采購預算資金及資產出租出借、共享和處置收益管理。二級院系和職能部門擁有資產出入倉和使用申請權限，資產實際使用人也可以直接提出資產使用申請，并負責使用期間資產的安全維護和管理。
公物倉建設和良性運轉離不開制度保障。這就需要在建立組織機構的同時，依據有關政策文件精神，同步制定學校公物倉管理辦法、實施細則等，構建集資產配置、使用、維修、處置和收益于一體的全生命周期閉合式管理體系。嚴格落實管理責任，規(guī)范各項工作流程，實行績效評價制度，將資產保管、使用狀況及公物倉共享共用情況與二級院系和職能部門年度考核掛鉤，設備管理使用不佳時還可以通過減少采購預算資金進行處罰。尤其是要將公物倉管理與資產管理、采購預算管理有機結合，將公物倉調余補缺功能嵌入預算管理流程，資產購置需求優(yōu)先從公物倉解決，公物倉不能解決時再進行采購論證、納入預算編制。制定有效的內控管理監(jiān)督機制，將資產管理與價值管理分離，采取“收支兩條線”，取得的出租或處置收益統(tǒng)一上繳學校財務，納入學校預算。
——高校公物倉的雙載體模式建設。高校公物倉建設宜采用“實體公物倉+虛擬公物倉”雙載體模式，實現動態(tài)管理、高效調配。實體公物倉用以保管實物資產，并完成資產的實際交接，也可供資產使用方現場查看資產現狀，為供需調配提供便利。納入實體公物倉的資產主要包括：超標配置的資產和閑置資產；低效運轉及可共享儀器設備；更新換代后仍有利用價值的淘汰資產；大型學術會議、校園文化活動等臨時需用資產（如座椅、宣傳圖板等）；因短期臨時使用購置的通用設備（如為本科教育教學審核評估等購置的電腦、打印機等）。此外，還可將實驗耗材納入全校共享范圍，既可以及時保障供應又可以避免大量積壓和重復購置。實體公物倉以“集中倉”和“分散倉”兩種形式存在，“集中倉”由資產管理部門直接負責在倉資產保管和調撥等業(yè)務審批，用以存放便于搬運和體積較小的通用辦公設備，如電腦、打印機、復印機等；“分散倉”由各個二級院系負責資產保管，資產管理部門負責出入倉審批，主要存放必須在現有實驗場所共享使用的大型儀器設備和不便于搬運的大型資產，在降低搬運成本的同時有效避免多次搬運引起的損壞。
建設虛擬公物倉的關鍵是建設公物倉管理信息化平臺，可以依托高?，F有資產管理系統(tǒng)進行建設，使二者的數據共享對接。虛擬公物倉動態(tài)收錄和管理倉內資產的所有基礎信息，包括資產分類、規(guī)格型號、外觀、購置年限以及圖片等，能夠完成出入倉申請、審核、調配、租借、處置等全部流程。虛擬公物倉各模塊與資產管理系統(tǒng)之間的邏輯關系。資產管理系統(tǒng)梳理出的閑置可利用資產由資產使用管理部門直接申請，將資產信息推送到虛擬公物倉管理平臺，經學校審批通過后可進入學校公物倉管理。在倉資產通過調劑或出租出借等形式出倉后，相關信息返回到資產管理系統(tǒng)，數據同步登記更新。學校公物倉與上級政府公物倉實現對接，學校內部無法調劑的資產及時通過學校公物倉推送到政府公物倉共享。長期無法實現校內外調劑的資產可退倉返回至學校資產系統(tǒng)，進行報廢等處置。在虛擬公物倉管理平臺開發(fā)過程中，要高度重視通過移動端實現實物的線上多維展示和信息的實時更新。在此基礎上，借助虛擬公物倉實現資產管理種類的擴展，將軟件、科研數據、專利權、著作權、商標權等無形資產納入管理，并為校內外科研數據共享共用預留接口。
——高校公物倉的運行管理。公物倉管理信息平臺分三級使用和管理入口。學校資產管理部門作為最高級別管理員，擁有最高的審批和管理權限。二級院系和職能部門管理員擁有雙重身份，既可以作為管理職能部門審批本單位內部教師提交的資產出入倉申請，又可作為資產使用部門向學校提交出入倉申請。學校每位教職工作為平臺末端用戶，可以通過管理信息平臺查詢公物倉內資產并向本單位提出使用申請。
高校公物倉內的資產可以供校內各二級院系和職能部門調劑、租借和共享使用。各資產使用單位通過虛擬公物倉信息平臺提出申請，學校資產管理部門根據相關規(guī)定和程序進行審批，然后進行實物交接和出入倉登記。以資產調劑為例。學校資產管理部門應當加強評估、積極建立健全協(xié)調合作機制，保持實體倉內資產的合理流動性，定期清理處置無使用價值的資產，避免在倉資產的“二次閑置”。同時充分發(fā)揮基層首創(chuàng)經驗和主動能動性，在滿足高校自身使用需求的基礎上，保持公物倉運行效率和靈活性，嘗試向兄弟高校乃至社會開放，不斷優(yōu)化資產供給端到需求端的服務和體驗。
在國有資產管理中促進資產共享共用是推動節(jié)約型社會建設的重要突破口，公物倉的建立能夠提高資產使用效率和經濟效益。高校作為行政事業(yè)單位的重要組成部分，普遍存在國有資產利用率較低、績效評價體系欠缺等問題，應該以校級公物倉建設為抓手，搭建橫向跨部門、縱向跨層級的“實體公物倉+虛擬公物倉”雙載體管理平臺，推動資源有效整合、信息互聯互通。在試點成功的基礎上再向其他行政事業(yè)單位拓展，并逐步做到基本業(yè)務功能、信息系統(tǒng)平臺和政策制度標準的統(tǒng)一協(xié)調，促進政府公物倉體系的提質增效。隨著功能范圍從妥善處理罰沒資產拓展為盤活利用閑置資產、保障行政事業(yè)單位物資、助力經濟社會發(fā)展，公物倉作為一個開放平臺必將承載更多的供給方和需求方，拓展更多的資產類別和服務功能，并最終朝著全國“一張網、一盤棋”的現代公物倉體系邁進，實現存量資產盤活的整體效益最大化。