推薦！備受關(guān)注的公物倉建設(shè)——來自國家圖書館10余年的實踐經(jīng)驗與管理思考
發(fā)布日期：2023-09-07 瀏覽：1421
為響應(yīng)政府“過緊日子”有關(guān)要求，公共圖書館應(yīng)將調(diào)劑作為資產(chǎn)配置的主要途徑，而建立和發(fā)展內(nèi)部公物倉則是公共圖書館開展資產(chǎn)調(diào)劑、推進資源共享的重要舉措。本文以國家圖書館為例，分享其探索通過內(nèi)部公物倉實現(xiàn)資產(chǎn)調(diào)劑共享而實施的一系列具體措施，從多個方向推進內(nèi)部公物倉建設(shè)，實現(xiàn)提高資產(chǎn)利用率和充分發(fā)揮資產(chǎn)效能的資產(chǎn)管理工作目標(biāo)。
多年來國家圖書館積極致力于建立內(nèi)部公物倉，在推動資產(chǎn)調(diào)劑共享、盤活閑置資產(chǎn)、節(jié)約經(jīng)濟資源等方面進行了大量實踐。國家圖書館內(nèi)部公物倉始于2009年。當(dāng)時，館內(nèi)各部門待報廢資產(chǎn)分別由各部門自行保管，處置時再由資產(chǎn)綜合管理部門上門回收，嚴(yán)重擠占了正常辦公及業(yè)務(wù)空間。為節(jié)省空間、便于集中處置，館內(nèi)專設(shè)庫房存放待報廢資產(chǎn)。隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴大，庫房存儲范圍進一步擴大，因業(yè)務(wù)格局調(diào)整等各種原因形成的閑置資產(chǎn)也一并納入庫房，為此館內(nèi)在原有待報廢資產(chǎn)庫房的基礎(chǔ)上進一步拓展庫房功能，形成閑置資產(chǎn)內(nèi)部公物倉。國家圖書館內(nèi)部公物倉由設(shè)備倉和家具倉組成，共設(shè)兩間實體庫房。倉內(nèi)資產(chǎn)主要來源于以下途徑：一是館內(nèi)業(yè)務(wù)或服務(wù)格局調(diào)整導(dǎo)致場地功能發(fā)生變化，基于原有服務(wù)或業(yè)務(wù)功能配置的資產(chǎn)無法滿足新的工作需求，從而成為閑置資產(chǎn)；二是隨著技術(shù)的發(fā)展進步，一些資產(chǎn)在配置性能上無法滿足部門較高技術(shù)要求的使用需求，但資產(chǎn)本身狀況良好，仍可滿足一般性使用需求，只是因為技術(shù)原因而成為閑置資產(chǎn)；三是員工離職或退休產(chǎn)生的閑置資產(chǎn)。設(shè)備倉依據(jù)設(shè)備類型、體積進行分類存儲。倉內(nèi)專門搭建貨架，用于存放小型設(shè)備；對于體積和重量較大的設(shè)備，出于安全考慮不再上架，而是設(shè)定專門區(qū)域存放。兩個區(qū)域內(nèi)的設(shè)備又進一步根據(jù)資產(chǎn)狀況進行分類，確已無法使用的待報廢資產(chǎn)與可再利用資產(chǎn)分別存儲，方便后續(xù)領(lǐng)用。由于家具類資產(chǎn)普遍體積較大，因此家具倉主要采取集中存放模式，可再利用家具依據(jù)種類存放，待報廢家具直接集中堆放。針對內(nèi)部公物倉內(nèi)種類豐富的資產(chǎn)，國家圖書館依托資產(chǎn)管理系統(tǒng)建立了內(nèi)部公物倉資產(chǎn)臺賬，記錄閑置資產(chǎn)的相關(guān)信息,并實時對臺賬進行更新。負(fù)責(zé)內(nèi)部公物倉日常管理的資產(chǎn)管理部門對于各部門退回倉內(nèi)的資產(chǎn)第一時間辦理退回手續(xù)，資產(chǎn)賬務(wù)由原使用部門變更為公物倉；對于出倉資產(chǎn)及時辦理資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)，在資產(chǎn)賬務(wù)由公物倉轉(zhuǎn)移至使用部門的同時，實現(xiàn)資產(chǎn)實物與管理責(zé)任的同步轉(zhuǎn)移，保證倉內(nèi)資產(chǎn)賬實相符。內(nèi)部公物倉資產(chǎn)在日常業(yè)務(wù)工作及各類臨時性保障服務(wù)中發(fā)揮著重要作用。一是保障業(yè)務(wù)及辦公需求，資產(chǎn)管理部門每月組織兩次倉內(nèi)資產(chǎn)挑選會，由各部門現(xiàn)場挑選所需資產(chǎn)，對本部門老舊設(shè)備及家具進行替換；二是針對業(yè)務(wù)部門階段性業(yè)務(wù)工作提供所需資產(chǎn)，減少資產(chǎn)重復(fù)購置；三是保障館內(nèi)讀者服務(wù)與業(yè)務(wù)工作空間優(yōu)化調(diào)整所產(chǎn)生的資產(chǎn)需求。近年來，隨著文獻存儲量不斷增加，館內(nèi)文獻存儲庫房空間日趨緊張，閱覽部門積極采取措施拓展存儲空間，所需配套書架、期刊架等各類文獻存儲家具均通過公物倉加以解決；四是為館內(nèi)舉行的各類講座、閱讀推廣活動等公益服務(wù)提供所需資產(chǎn)。二、內(nèi)部公物倉建設(shè)所反映出的問題內(nèi)部公物倉的資產(chǎn)主要來源于館內(nèi)各部門的閑置、超標(biāo)資產(chǎn)，而閑置、超標(biāo)資產(chǎn)的存在恰恰反映出資產(chǎn)利用率不高，如果部門所占有的資產(chǎn)能夠物盡其用，則不需要納入公物倉。資產(chǎn)利用率不足主要源于購置經(jīng)費的無償取得。我國公共圖書館資產(chǎn)購置經(jīng)費均來自財政撥款，因而公共圖書館的關(guān)注重點在于財政經(jīng)費的撥款額度，對于通過經(jīng)費支出所購置資產(chǎn)的實際使用情況和由此產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益重視不足。在這種觀念的影響下，公共圖書館在資產(chǎn)購置事項審核過程中容易忽視存量資產(chǎn)數(shù)據(jù)，造成同類資產(chǎn)重復(fù)購置，為產(chǎn)生閑置資產(chǎn)埋下隱患。一些業(yè)務(wù)部門出于自身使用方便的考慮，傾向于囤積資產(chǎn)，即使在資產(chǎn)利用率很低的情況下也不愿將資產(chǎn)納入公物倉進行共享共用，導(dǎo)致資產(chǎn)在部門內(nèi)部長期處于閑置狀態(tài)，隨著時間推移性能逐漸老化甚至發(fā)生資產(chǎn)損壞的情況，最后只能進行報廢處置。而真正有需求的部門由于無法通過共享共用方式獲得所需資產(chǎn)而只能申報購置，在耽誤工作進度的同時造成經(jīng)濟資源浪費。3.調(diào)劑尚未成為資產(chǎn)配置的主要方式從實際情況來看，由于人們使用習(xí)慣上的慣性思維，認(rèn)為庫存資產(chǎn)是舊資產(chǎn)，不及新購資產(chǎn)易于使用，無法滿足工作需要，并且在使用中存在諸多不便，因此部門在現(xiàn)有資產(chǎn)無法滿足需要時仍對調(diào)劑資產(chǎn)的使用意愿較低，調(diào)劑尚未成為資產(chǎn)配置的主要方式。1.建立閑置資產(chǎn)統(tǒng)一回收與主動退回的工作機制資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對已購資產(chǎn)的使用情況進行跟蹤統(tǒng)計，在每年資產(chǎn)盤點過程中，除根據(jù)資產(chǎn)賬務(wù)進行實物清點外，還要關(guān)注資產(chǎn)實際使用情況，對于各部門因各種原因長期閑置和低效使用的資產(chǎn)，應(yīng)及時納入公物倉進行集中統(tǒng)一管理，充實公物倉庫存，為后續(xù)調(diào)劑共享創(chuàng)造條件。對各部門而言，應(yīng)將資產(chǎn)管理工作納入整體工作統(tǒng)籌考慮，跳出自身利益局限，對于長期不用的閑置資產(chǎn)主動清退至公物倉。2.內(nèi)部公物倉管理與資產(chǎn)配置相結(jié)合，堅持調(diào)劑為主的資產(chǎn)配置方式資產(chǎn)配置是資產(chǎn)管理工作的重要環(huán)節(jié)，內(nèi)部公物倉的核心職能在于為館內(nèi)部門提供可用資產(chǎn)，是進行資產(chǎn)配置的重要途徑，因此必須把資產(chǎn)配置與公物倉的資產(chǎn)保障職能有效結(jié)合，充分發(fā)揮公物倉的保障職能，堅持以調(diào)劑為主的資產(chǎn)配置方式。對于經(jīng)審核同意的資產(chǎn)配置申請，應(yīng)優(yōu)先考慮以內(nèi)部公物倉調(diào)撥、調(diào)劑的方式加以滿足，可通過調(diào)劑的不再重新購置，實現(xiàn)資產(chǎn)調(diào)劑配置常態(tài)化、制度化。建立資產(chǎn)調(diào)劑與預(yù)算經(jīng)費掛鉤的工作機制，將部門資產(chǎn)調(diào)劑情況作為下年度預(yù)算經(jīng)費安排的重要參考依據(jù)，對積極參與調(diào)劑的部門，優(yōu)先考慮其下一年度預(yù)算申請。從實際情況來看，公共圖書館不可避免地會因各種原因產(chǎn)生閑置資產(chǎn)，要盤活閑置資產(chǎn)，提高資產(chǎn)利用率就必須掌握現(xiàn)有資產(chǎn)的具體情況。公共圖書館應(yīng)通過定期盤點來摸清家底，對于盤點中發(fā)現(xiàn)的閑置資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門應(yīng)在了解資產(chǎn)狀態(tài)的同時進行分類處理。一是尋找有需求的部門，實時開展共享共用；對于暫時無法落實需求部門的閑置資產(chǎn)，可回收至內(nèi)部公物倉。由于內(nèi)部公物倉空間有限，一些分散在部門的閑置資產(chǎn)可能一時無法退回倉內(nèi)，資產(chǎn)管理部門應(yīng)將散落在部門內(nèi)部的閑置資產(chǎn)一并納入可調(diào)劑共享的范圍，在內(nèi)部公物倉具備存儲空間后及時收回，并進行信息共享，尋找潛在使用者。4.轉(zhuǎn)變思想觀念，提高資產(chǎn)共享共用參與度推動資產(chǎn)共享共用需要多方共同努力。資產(chǎn)管理部門應(yīng)對內(nèi)部公物倉內(nèi)的可用資產(chǎn)妥善保管、及時維護，并定期進行倉內(nèi)環(huán)境清潔，為庫存資產(chǎn)創(chuàng)造良好存儲條件，延長使用壽命，為共享共用提供實物基礎(chǔ)。在資產(chǎn)管理工作會議或業(yè)務(wù)培訓(xùn)等適當(dāng)場合積極宣傳共享共用理念,提高全員節(jié)約意識，使共享共用、杜絕浪費的觀念深入人心，在公共圖書館內(nèi)形成厲行節(jié)約的良好氛圍。建立資產(chǎn)共享共用考核制度，將資產(chǎn)共享共用納入部門年終考核內(nèi)容，對積極參與的部門進行的精神及物質(zhì)獎勵，提高其參與資產(chǎn)共享共用的積極性、主動性。信息的閉塞是阻礙資產(chǎn)共享共用的一個重要因素，實現(xiàn)閑置資產(chǎn)館內(nèi)共享需要打破部門間的信息壁壘，進行閑置資產(chǎn)信息的有效分享，這要通過建立閑置資產(chǎn)信息共享平臺來完成。一是內(nèi)部公物倉存量資產(chǎn)信息的定期發(fā)布；二是因各種原因一時無法回收至內(nèi)部公物倉而暫存于部門的閑置資產(chǎn)，其信息也應(yīng)予以及時發(fā)布，避免因信息分享不暢造成資產(chǎn)重復(fù)配置。
